1.- INICIACION DEL PROCEDIMIENTO
1.1- Formas de presentación de la información.
La persona informante podrá presentar la denuncia, de forma anónima o no anónima, a través de los siguientes medios:
- En línea. Mediante el acceso al Canal interno de denuncias de CASTY S.A que se encuentra en la web https://cii.casty.com.
- Por correo postal. Remitiendo la denuncia y en su caso, la documentación que aporte, en la siguiente dirección: Att. Responsable del Sistema Interno de Información C/ Cabañuelas 7, Polígono Industrial Talavera la Nueva II 45694 Talavera de la Reina Toledo.
- Presencialmente. Solicitando reunión presencial mediante el canal interno de denuncias de CASTY. La reunión se celebrará en una ubicación en la que pueda garantizarse la confidencialidad.
Al presentar la información, la persona informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efecto de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo como consecuencia de la información.
Las comunicaciones verbales deberán documentarse mediante una grabación en un formato seguro, duradero y accesible, o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla, previo consentimiento de la persona informante. Se informará al denunciante de sus derechos conforme a la normativa de protección de datos de carácter personal. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje. - Presentación por canales ajenos al Sistema Interno de Información.
Se garantizará la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, a quienes se advertirá de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema Interno.
1.2.- Información sobre los derechos que asisten a la persona informante
Los derechos de la persona informante se encuentran en la página web de CASTY S.A., accesible en el siguiente enlace.
1.3.- Acuse de recibo
Recibida la información, en un plazo no superior a siete días naturales desde dicha recepción, se procederá a acusar recibo, a menos que el responsable del canal interno de información considere que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación o que se haya realizado a través del canal de la web donde el acuse es automático recibiendo en el momento de presentar la información un código de seguimiento de la misma.
1.4.- Registro de la comunicación
Presentada la información, se procederá a su registro en el Sistema interno de información, de conformidad con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
1.5.- Trámite de admisión
Registrada la información, el responsable del canal interno de información deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero (“ámbito de aplicación del canal”).
Realizado este análisis preliminar, el responsable del canal interno de información decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días hábiles desde la comunicación:
a) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
- Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación del canal.
- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del responsable del canal interno de información, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
- Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, el responsable del canal interno de información notificará la resolución de manera motivada.
b) Admitir a trámite la comunicación.
La admisión o inadmisión a trámite se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes a la decisión, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
2. INSTRUCCIÓN
2.1.- Actuaciones durante la fase de instrucción
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
El responsable del Sistema podrá mantener comunicación con la persona informante y solicitarle información adicional, salvo que ésta hubiera renunciado a recibir comunicaciones una vez realizada la denuncia., con respeto a las disposiciones sobre protección de datos personales.
2.2 Actuaciones para la protección y apoyo a la persona que informa de las irregularidades
Se garantizará en todo momento la protección a las personas que informen de las irregularidades frente a posibles perjuicios derivados de la comunicación de la información. La protección implica dar todos los pasos razonables para evitar que se produzca un perjuicio o para contener un perjuicio ya identificado o para evitar un daño mayor.
2.3 Actuaciones para la garantía de derechos de la persona afectada por la información
Una vez admitida a trámite la comunicación, la persona afectada deberá ser informada por escrito:
- De las acciones u omisiones que se le atribuyen. No obstante, en ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad de la persona informante ni se dará acceso a la comunicación.
- De su derecho a la presunción de inocencia.
- De su derecho a la protección al honor, mediante la preservación de su identidad y la garantía de la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
- De su derecho a ser oída y a presentar alegaciones por escrito en cualquier momento del procedimiento.
- Del tratamiento de sus datos personales.
Dicha información tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
La instrucción podrá comprender, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar la documentación que estime adecuada y pertinente. La persona afectada tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento.
2.4. Obligación de colaboración
Todas las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, deberán colaborar con la persona responsable del sistema interno de información en el cumplimiento de sus funciones.
3.- Terminación de las actuaciones
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo a la persona informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación. No obstante, en casos de especial complejidad que así lo requieran el plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Concluidas todas las actuaciones, el responsable del canal interno de información, tomara una de las siguientes decisiones:
- Archivo del expediente, que será notificado a la persona informante y a la persona afectada. En estos supuestos, la persona informante tendrá derecho a la protección prevista en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, salvo que se concluyera en la instrucción que la información debería haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas en el punto 18.2, letra a).
- Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, lo remitirá a la Fiscalía Europea.
- Acordar la iniciación de procedimiento disciplinario.
- En su caso, traslado de lo actuado a la autoridad u organismo competente para tramitar la denuncia planteada.
4.- Protección de datos
Toda la información relacionada con la tramitación de la comunicación a través del Canal de Información se tratará conforme lo establecido en la, particularmente, la referida a protección de datos personales. Toda la información referente al tratamiento de datos personales relativa al Canal de Información se encuentra en la Política de Protección de Datos de dicho canal, expresamente elaborada al efecto. El Canal de Información deberá contar con las medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad del informante y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en el 9 Hecho Informado. El Responsable del Sistema deberá realizar una evaluación de impacto del tratamiento de datos a través del Canal de Información. El tratamiento de los datos de carácter personal en la fase de recepción de informaciones a través de la Plataforma de Información está externalizado en un proveedor con el cual se suscribirá un contrato de encargado de tratamiento de acuerdo con la Normativa Aplicable. Los datos personales relativos a los Hechos Informados y a las investigaciones internas se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Normativa Aplicable. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años para el caso de España y cinco años para el caso de Portugal e, independientemente del plazo de conservación estipulado para Portugal, los datos serán conservados durante la pendencia de procesos judiciales o administrativos referentes al Hecho Informado. Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el Canal de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los Hechos Informados. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, necesaria, pertinente o adecuada, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que ello pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. Si en los Hechos Informados se recibiera información que contenga categorías especiales de datos personales, se procederá a la destrucción de éstos.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción del Hecho Informado sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Protección del Informante. Los Hechos Informados a los que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
El sistema interno de información impedirá el acceso no autorizado y preservará la identidad y garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas (persona informante y persona denunciada, en su caso) y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado. La identidad de la persona informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.
Si la información recibida contuviera datos personales sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/ 2023.
En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
