Política sistema interno de información

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, publicada en el BOE número 4, de 21 de febrero, por la que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (en adelante, la “Ley” o la “Ley 2/2023”), se articula en torno a la colaboración ciudadana como elemento esencial e imprescindible para garantizar la eficacia del Derecho. Para ello, la Ley incluye como finalidades los dos objetivos principales de la Directiva: otorgar la protección adecuada frente a las represalias a laspersonas que informen sobre acciones u omisiones que constituyan vulneraciones del ordenamiento jurídico y fortalecer la cultura de la información mediante el establecimiento de un sistema de información que incluye el canal, la persona responsable y el procedimiento de gestión de informaciones, constituyendo las garantías y los aspectos mínimos que ha de satisfacer el sistema, incluido el tratamiento de datos de carácter personal y la publicidad.

La Ley protege a quienes alerten acerca de determinadas categorías de vulneraciones del ordenamiento jurídico tales como a) Infracciones penales (delitos), b) Infracciones administrativas graves o muy graves y c) Infracciones del derecho de la Unión Europeo y que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

En la Ley se contempla la existencia de dos tipos de sistemas de información a los que la ciudadanía puede acudir, si se cumplen las condiciones y requisitos establecidos en la Ley:

a) Sistema interno: sirve de cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en la Ley, siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción, ya que es preferible que la información sobre prácticas irregulares se conozca por la propia organización para corregirlas o reparar lo antes posible los daños, si bien será la persona informante el que valore qué cauce seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que considere.

b) Sistema externo: ofrece a la ciudadanía una comunicación con una autoridad pública especializada, a estos fines la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I) o autoridades autonómicas competentes, lo que les puede generar más confianza al disipar su temor a sufrir alguna represalia en su entorno.

La presente Política responde a la obligación que establece el artículo 5.2 h) de la Ley de contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de sistemas internos de información y defensa de la persona informante.

1. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN: 

De conformidad con lo establecido en el Código Ético y de Conducta de CASTY S.A., cuyo objetivo principal es que la actuación de todas las personas que integran la empresa cumpla con la legislación vigente, garantizando y equilibrando los derechos de todos los integrantes, se define e implanta el presente Sistema Interno de Información, que es único para CASTY y cuya finalidad es servir de cauce preferente de recepción de la información para que los posibles casos de fraude y otras irregularidades, dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, y que afecten a la empresa, sean conocidos cuanto antes por los responsables de la misma.

El sistema interno de CASTY S.A. se articula en torno a tres elementos:

  • Canal interno.
  • Responsable del Sistema de Información.
  • Procedimiento de gestión de informaciones.

2. PRINCIPIOS GENERALES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Con el objetivo de que el sistema sea efectivo, CASTY velará porque cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley 2/2023. Entre ellos, cabe destacar:

  1. Permitir a todas las personas incluidas en el ámbito personal de aplicación de la Ley comunicar información sobre las infracciones previstas en el ámbito material de esta Política.
  2. Garantizar la confidencialidad de la identidad de la persona informante, así como de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
  3. Permitir la presentación de la información por escrito, o verbalmente, o de ambos modos.
  4. Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de CASTY S.A. con el objetivo de que sea la propia entidad la primera en conocer la posible irregularidad.
  5. Ser independiente y aparecer diferenciado respecto de los sistemas de información de otras entidades.
  6. Contar con un Responsable del Sistema, en los términos previstos en el artículo 8 de la Ley 2/2023.
  7. Contar con una política en materia de Sistema interno de información y defensa de la persona informante.
  8. Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
  9. Establecer las garantías para la protección de las personas informantes conforme a la Ley 2/2023.

3. ÁMBITO MATERIAL DE APLICACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El Sistema interno de información de CASTY permite la recepción de comunicaciones de información relativas a hechos que pudieran suponer:

  • a) Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
    • 1.- Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión enumerados en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno.
      A tal efecto, debe tenerse presente que la citada Directiva establece normas mínimas comunes para la protección de las personas que informen sobre las siguientes infracciones del Derecho de la Unión relativas a i) contratación pública, ii) servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, iii) seguridad de los productos y conformidad, iv) seguridad del transporte, v) protección del medio ambiente, vi) protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear, vii) seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales, viii) salud pública, ix) protección de los consumidores, x) protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.
    • 2.- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
    • 3.- Incidan en el mercado interior, tal y como se contemplan en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o a prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
  • b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
  • c) Infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo de las que informen los trabajadores, sin perjuicio de lo establecido en su normativa específica.

4. ÁMBITO PERSONAL DE APLICACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Serán objeto de recepción, tramitación y seguimiento las informaciones recibidas de las personas informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en el contexto laboral o profesional de CASTY S.A. comprendiendo en todo caso:

a) Las personas que tengan la condición de empleados o empleadas públicas o trabajadores o trabajadoras por cuenta ajena.

b) Las personas autónomas.

c) Las personas accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.

d) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

e) Las personas informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquéllos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

5. RESPONSABLE DEL SISTEMA

La persona responsable del sistema de información es designada por el órgano de Administración de CASTY S.A. y será notificada a la A.A.I (Autoridad Independiente de Protección del Informante) en el plazo de los 10 días hábiles siguientes.

La persona responsable del Sistema deberá́ desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del órgano de administración de la empresa, no podrá́ recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

6. CANAL INTERNO

El canal interno de información de CASTY S.A. se integra en el sistema interno de información y permite la presentación de información respecto de las infracciones previstas en la Ley.

A través del canal se podrán realizar comunicaciones por escrito, bien a través de correo postal o a través del canal habilitado al efecto, o verbalmente a solicitud de la persona informante, que también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días desde su solicitud.

Por lo tanto, las vías para la presentación de denuncias son las siguientes:

  1. En línea: mediante el acceso al Canal interno de denuncias de CASTY S.A. http://cii.casty.com
  2. Por correo postal: remitiendo la denuncia y en su caso, la documentación que aporte, en la siguiente dirección: Att. Responsable del Sistema Interno de Información C/ Cabañuelas, 7, Polígono Industrial Talavera la Nueva II, 45694 Talavera de la Reina, Toledo
  3. Presencialmente: Solicitando reunión presencial mediante el canal interno de denuncias CASTY S.A.

El canal interno de información permite la presentación y posterior tramitación e intercambio de comunicaciones anónimas, si así lo decide la persona informante.

7. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES

El procedimiento de gestión de informaciones de CASTY, S.A. es accesible en el siguiente enlace: (enlace al procedimiento: anexo)

Este procedimiento se articula en un protocolo y consta de las siguientes fases:

  1. Iniciación
    1. Presentación de la información
    2. Trámite de admisión
  2. Instrucción
  3. Terminación

La Ley establece el contenido mínimo que este procedimiento debe recoger, que es el siguiente:

  1. Identificación de los canales internos a los que está asociado.
  2. Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información.
  3. Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante en el plazo de 7 días naturales.
  4. Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las investigaciones no superior a 3 meses.
  5. Previsión de la posibilidad de mantener comunicación con la persona informante y solicitarle información adicional.
  6. Establecimiento del derecho a la persona afectada a ser informada y oída en cualquier momento.
  7. Cuando la comunicación sea remitida a personal no competente, dicho personal tendrá la obligación de remitir la comunicación inmediatamente a la persona Responsable del Sistema, y deberá garantizar la confidencialidad. En caso de incumplir su deber de confidencialidad podrá ser sancionado por infracción muy grave.
  8. Presunción de inocencia y el derecho al honor de las personas afectadas.
  9. Protección de datos personales.
  10. Remisión de la información al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, cuando los hechos puedan ser constitutivos de delito o afecten a los intereses financieros de la Unión, respectivamente.

8. PRINCIPIOS GENERALES DE PROTECCIÓN DE LA PERSONA INFORMANTE

De acuerdo con el Título VII “Medidas de protección” de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el Sistema de información garantizará que las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción gocen de las siguientes medidas de protección:

A- Condiciones de protección

Las personas que comuniquen o revelen infracciones de las previstas en el apartado 2 tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:

  1. Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley.
  2. La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la Ley.

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la Ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

  1. Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por la Autoridad Independiente.
  2. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
  3. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
  4. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de aplicación material de la Ley.

Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la Ley, tendrán derecho a la protección que la misma contiene.

Las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en la Ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.

B- Prohibición de represalias

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley.

Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la Ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

A los efectos de lo previsto en la Ley, y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:

  1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
  2. Intimidaciones, acoso u ostracismo.
  3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
  4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
  5. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
  6. Denegación de formación.
  7. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la Autoridad Independiente de Protección del Informante que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.

Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de la Ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

C- Medidas de protección frente a represalias

No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en el apartado 2 o que hagan una revelación pública de conformidad con la Ley 2/2023, hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de dicha ley, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.

Las personas informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.

Cualquier otra posible responsabilidad de las personas informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o la revelación pública o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de la Ley será exigible conforme a la normativa aplicable.

En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por las personas informantes, una vez que la persona informante haya demostrado razonablemente que ha comunicado o ha hecho una revelación pública de conformidad con la Ley y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar o por hacer una revelación pública. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública.

En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, las personas informantes no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones o de revelaciones públicas protegidas por la misma. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado o haber hecho una revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la Ley 2/2023.

D- Medidas para la protección de las personas afectadas

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al derecho de acceso al expediente en los términos previstos en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para las personas informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

E. Supuestos de exención y atenuación de la sanción

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados en el expediente los siguientes extremos:

  1. Haber cesado en la comisión de la infracción en el momento de presentación de la comunicación o revelación e identificado, en su caso, al resto de las personas que hayan participado o favorecido aquella.
  2. Haber cooperado plena, continua y diligentemente a lo largo de todo el procedimiento de investigación.
  3. Haber facilitado información veraz y relevante, medios de prueba o datos significativos para la acreditación de los hechos investigados, sin que haya procedido a la destrucción de estos o a su ocultación, ni haya revelado a terceros, directa o indirectamente su contenido.
  4. Haber procedido a la reparación del daño causado que le sea imputable.

Cuando estos requisitos no se cumplan en su totalidad, incluida la reparación parcial del daño, quedará a criterio de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, previa valoración del grado de contribución a la resolución del expediente, la posibilidad de atenuar la sanción que habría correspondido a la infracción cometida, siempre que la persona informante o autora de la revelación no haya sido sancionada anteriormente por hechos de la misma naturaleza que dieron origen al inicio del procedimiento.

La atenuación de la sanción podrá extenderse al resto de los participantes en la comisión de la infracción, en función del grado de colaboración activa en el esclarecimiento de los hechos, identificación de otros participantes y reparación o minoración del daño causado, apreciado por el órgano encargado de la resolución.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, excluye de lo dispuesto en este apartado a las infracciones establecidas en la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia.

F- Medidas para la protección de los datos personales de las personas afectadas

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

El sistema interno de información impedirá el acceso no autorizado y preservará la identidad y garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas (persona informante y persona denunciada, en su caso) y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada especialmente la identidad de la persona informante en caso de que se hubiera identificado. La identidad de la persona informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.

Si la información recibida contuviera datos personales sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/ 2023.

En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

9. ACTUACIONES EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS

CASTY S.A. tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales.

La Ley prevé la limitación del acceso a los datos personales en el sistema interno de información, al Responsable del Sistema, y quien lo gestione directamente, responsable de recursos humanos, responsable de servicios jurídicos y delegado de protección de datos.

10. PUBLICIDAD

CASTY S.A. ha publicado en su página web toda la información relativa al uso del canal interno de información implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión, donde constaran los siguientes anexos: